¿Nube americana o europea? Dónde guardar sus copias de seguridad para cumplir el RGPD y blindarse ante el escaneo de datos

Como profesional o responsable de una pyme en España, la comodidad del almacenamiento en la nube es innegable. Sincronizar archivos entre dispositivos, colaborar con el equipo y tener copias de seguridad accesibles parece la solución perfecta. Sin embargo, esta comodidad esconde una creciente ansiedad: ¿están mis datos —y los de mis clientes— realmente seguros? ¿Qué ocurre si mi proveedor de cloud es una empresa estadounidense? La respuesta habitual se limita a consejos genéricos como «utilizar contraseñas seguras» o «activar la verificación en dos pasos», medidas necesarias pero alarmantemente insuficientes.

El debate va mucho más allá de la ciberseguridad tradicional. Entra en el terreno de la soberanía de los datos, un campo de batalla legal donde colisionan el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) europeo y normativas extracomunitarias como la CLOUD Act de Estados Unidos. Confiar ciegamente en el marketing de «seguridad» de los gigantes tecnológicos es un error estratégico que puede acarrear graves consecuencias legales y de negocio. Pero, ¿y si la clave no residiera en encontrar un proveedor mágicamente «seguro», sino en construir una fortaleza digital donde usted, y solo usted, controle las llaves?

Este artículo no es una simple comparativa de servicios. Es una guía estratégica para que recupere el control. Le explicaremos por qué sus archivos en nubes convencionales están en riesgo, cómo aplicar un cifrado real que le proteja legalmente y qué protocolos implementar para garantizar no solo la confidencialidad de sus datos, sino también su capacidad para recuperarlos ante cualquier desastre. Es hora de pasar de la confianza ciega a la soberanía digital consciente.

Para ayudarle a navegar por estas complejas pero cruciales decisiones, hemos estructurado este análisis en varias etapas clave. A continuación, encontrará un resumen de los temas que abordaremos para construir su estrategia de almacenamiento seguro y conforme a la normativa.

¿Por qué tus fotos en la nube americana podrían ser revisadas legalmente sin tu permiso?

La creencia popular es que mientras sus datos estén en servidores ubicados en Europa, están protegidos por el RGPD. Esta es una verdad a medias y, por tanto, peligrosa. El problema fundamental radica en la jurisdicción de la empresa matriz que gestiona el servicio de nube. Si utiliza un servicio de una compañía estadounidense (como Google, Microsoft, Apple o Dropbox), sus datos están sujetos a la legislación de EE.UU., independientemente de la ubicación física del servidor. La ley más relevante en este conflicto es la CLOUD Act (Clarifying Lawful Overseas Use of Data Act).

Esta normativa obliga a las empresas tecnológicas estadounidenses a entregar los datos que controlan cuando se lo solicite una autoridad de su país, sin importar dónde estén almacenados dichos datos. Esto crea una colisión directa con el RGPD, que prohíbe la transferencia de datos personales fuera de la UE a países sin un nivel de protección «adecuado», salvo bajo condiciones muy estrictas. Las autoridades europeas de protección de datos son claras al respecto: las garantías contractuales ofrecidas por estas empresas no son suficientes para contrarrestar las obligaciones impuestas por la legislación estadounidense.

Incluso si los datos están cifrados por el proveedor, la empresa a menudo conserva las claves de cifrado, lo que significa que puede descifrarlos y entregarlos si se le exige legalmente. Por ello, como advierte la AEPD en sus últimas directrices, el simple cifrado no legitima por sí solo estas transferencias internacionales. La Ley Orgánica de Protección de Datos y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD) española es muy estricta y exige a las empresas evaluar los riesgos y aplicar medidas técnicas robustas, como un cifrado donde solo el usuario controle la clave, para mitigar este riesgo de acceso extracomunitario.

¿Cómo encriptar tus archivos sensibles antes de subirlos a Google Drive o Dropbox?

Dado que no podemos confiar en el cifrado que el proveedor de la nube gestiona por nosotros, la única estrategia de soberanía digital real es aplicar nuestra propia capa de encriptación. Este método se conoce como cifrado del lado del cliente o «client-side encryption». El principio es sencillo: los archivos se cifran en su propio ordenador con una clave que solo usted conoce, y lo que se sube a la nube (sea Google Drive, Dropbox u otro) es un contenedor de datos ilegible para cualquiera, incluido el proveedor del servicio. Incluso si una agencia gubernamental solicitara sus archivos a través del CLOUD Act, la empresa solo podría entregar un galimatías criptográfico inútil sin su clave.

Para profesionales y pymes en España, que manejan datos fiscales, contratos o información de clientes, este paso no es opcional, es una necesidad. Afortunadamente, existen herramientas muy accesibles para implementar esta protección. La nueva guía publicada por la AEPD en noviembre de 2024 subraya la importancia de estas medidas para autónomos y pymes, reconociendo el cifrado como una medida de seguridad esencial.

El proceso consiste en crear una «caja fuerte» virtual dentro de su carpeta de la nube. Al abrir esta caja fuerte con su contraseña en su ordenador, los archivos aparecen como si fueran normales. Al cerrarla, se convierten en archivos cifrados antes de que el software de sincronización los suba a internet.

Herramientas como Cryptomator o VeraCrypt son excelentes para esta tarea. Son de código abierto, lo que significa que su seguridad ha sido auditada por la comunidad, y utilizan algoritmos de cifrado robustos como AES-256. A continuación, se presenta una comparativa de las herramientas más recomendadas para esta labor.

Proton Drive o MEGA: ¿cuál ofrece el mejor cifrado de conocimiento cero gratuito?

Si cifrar los archivos localmente antes de subirlos a una nube convencional le parece demasiado complejo, existe una alternativa: utilizar servicios de almacenamiento que tienen el cifrado de conocimiento cero (Zero-Knowledge) integrado por defecto. Con estos proveedores, el cifrado y descifrado ocurren automáticamente en su dispositivo, y la empresa que aloja sus datos no tiene absolutamente ninguna forma de acceder a sus claves ni, por tanto, a sus archivos. Esto resuelve de raíz el problema del CLOUD Act, ya que la empresa no puede entregar algo que no posee.

Dos de los actores más conocidos en este campo son Proton Drive y MEGA. Ambos ofrecen planes gratuitos generosos y se posicionan como alternativas seguras y privadas. Sin embargo, hay un factor crucial que los diferencia: la jurisdicción. Proton tiene su sede en Suiza, un país con una de las legislaciones de privacidad más estrictas del mundo y fuera de la jurisdicción directa de la UE y EE.UU. MEGA, por su parte, opera desde Nueva Zelanda, que aunque tiene una ley de privacidad robusta, forma parte de la alianza de inteligencia «Five Eyes», lo cual puede generar ciertas reticencias para los más puristas de la privacidad.

Para datos de NIVEL ALTO según la normativa española (como datos de salud, ideología o afiliación sindical), la elección de un proveedor con sede en Suiza ofrece una capa adicional de garantía jurídica. La LOPDGDD exige medidas de seguridad reforzadas para estas categorías, y una jurisdicción neutral es una de ellas. La siguiente tabla resume las características clave de los principales servicios de nube con cifrado de conocimiento cero.

Como se puede observar en esta analyse comparative récente, aunque MEGA ofrece más espacio gratuito, la jurisdicción suiza de Proton Drive y pCloud les confiere una ventaja estratégica para profesionales y empresas que manejan datos especialmente sensibles y buscan el máximo cumplimiento con el RGPD.

El error de configuración que te puede dejar fuera de tu nube para siempre tras un hackeo

Hemos protegido nuestros datos con cifrado robusto, pero ¿hemos protegido el acceso a nuestra cuenta? El mayor punto débil de cualquier servicio en la nube es, a menudo, el proceso de recuperación de la cuenta. Un atacante que logre hacerse con su contraseña podría no solo acceder a sus datos (si no están cifrados del lado del cliente), sino también cambiar la contraseña, el email de recuperación y los métodos de autenticación, bloqueándole el acceso a su propia cuenta para siempre.

El error más común es confiar exclusivamente en la autenticación de dos factores (2FA) a través de SMS. Esta medida es vulnerable a un ataque conocido como SIM swapping, donde un criminal convence a su operador de telefonía para que transfiera su número a una SIM bajo su control, interceptando así todos sus códigos de verificación. Por ello, la estrategia de resiliencia digital debe ir un paso más allá, creando redundancia en los métodos de acceso.

La solución más robusta es una combinación de tres elementos: una aplicación de autenticación (como Google Authenticator o Authy), llaves de seguridad físicas (U2F/FIDO2) como YubiKey o Titan Security Key, y la custodia segura de los códigos de recuperación de un solo uso que provee el servicio. Una llave física es un pequeño dispositivo USB o NFC que requiere su presencia física para aprobar un inicio de sesión, haciendo prácticamente imposible un hackeo remoto.

Configurar correctamente este sistema es vital para la continuidad de su negocio. Perder el acceso a años de trabajo, facturas o datos de clientes puede ser una catástrofe mucho mayor que una fuga de datos cifrados.

¿Qué carpetas no deberías sincronizar nunca automáticamente para evitar fugas de datos?

La sincronización automática es una de las grandes ventajas de la nube, pero también uno de sus mayores riesgos si no se configura con una estrategia de exclusión. Por defecto, muchos servicios de almacenamiento en la nube proponen sincronizar carpetas de sistema como «Documentos» o «Escritorio». Esto puede llevar a que archivos altamente sensibles, temporales o que contienen credenciales se suban a la nube sin nuestro conocimiento, aumentando la superficie de ataque y el riesgo de una fuga de datos.

Como consultor de protección de datos, una de mis primeras recomendaciones es siempre realizar una auditoría de las carpetas sincronizadas y aplicar una política de exclusión estricta. Ciertos directorios nunca deberían abandonar su disco duro local. En el contexto español, esto es particularmente crítico para carpetas que contienen certificados digitales o copias de seguridad de software de gestión específico. Un ejemplo claro es la carpeta que almacena el Certificado Digital de la FNMT-RCM, esencial para trámites con la administración. Sincronizar esta carpeta podría exponer su identidad digital completa en caso de una brecha en su cuenta de la nube.

Otras carpetas a excluir son los directorios de copias de seguridad de programas de facturación como FactuSol o Contasimple, las carpetas de descarga de los navegadores (un repositorio habitual de extractos bancarios y facturas) y las carpetas de datos de aplicación (AppData), que pueden contener cachés con información sensible. La regla de oro es: sincronice solo las carpetas de trabajo activas y necesarias, nunca las carpetas de sistema o de software. Además, recuerde que como establece la normativa LOPD vigente, las copias de seguridad deben realizarse al menos semanalmente, pero esto no implica que todo deba estar sincronizado en tiempo real.

El Delegado de Protección de Datos debe comprobar que los datos están ubicados en un destino apropiado y vigilar que las copias son actualizadas periódicamente.

– Kloud Cibersecurity, Guía de Backup y RGPD

¿A quién avisar primero si se filtran los datos de clientes de tu pequeña empresa?

A pesar de todas las precauciones, una brecha de seguridad puede ocurrir. En ese momento, la rapidez y el orden de actuación son cruciales para mitigar el daño y cumplir con las obligaciones legales. El RGPD establece un protocolo de notificación muy estricto. En caso de una brecha de seguridad que afecte a datos personales, el primer organismo al que debe notificar es la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD). Este paso es ineludible.

La notificación a la AEPD debe realizarse sin dilación indebida y, a más tardar, 72 horas después de haber tenido constancia de la brecha. Es un plazo muy corto que exige tener un plan de respuesta preparado de antemano. Esta notificación debe describir la naturaleza de la brecha, las categorías de datos y el número aproximado de afectados, así como las medidas tomadas para solucionar el incidente. En empresas que cuenten con un Delegado de Protección de Datos (DPD), es esta figura la responsable de gestionar la comunicación. En ausencia de un DPD, la responsabilidad recae directamente sobre el responsable del tratamiento (el autónomo o el administrador de la pyme).

El segundo paso es evaluar si la brecha «entraña un alto riesgo para los derechos y libertades de las personas». Si es así, por ejemplo, si se han filtrado datos financieros, de salud o credenciales que puedan llevar a un robo de identidad, también es obligatorio notificar a los propios afectados. Esta comunicación debe ser clara, explicar lo sucedido y recomendarles medidas que puedan tomar para protegerse. No obstante, hay una excepción importante: si los datos comprometidos estaban cifrados con un método robusto y las claves no se vieron afectadas, la obligación de notificar a los afectados podría no ser necesaria, aunque la notificación a la AEPD sigue siendo obligatoria.

Edición en tiempo real u offline: ¿qué suite evita conflictos de versiones en equipos remotos?

El trabajo colaborativo es uno de los principales motores para adoptar la nube. Sin embargo, la elección de la suite ofimática (procesador de textos, hojas de cálculo) tiene un impacto directo tanto en la productividad como en la soberanía de los datos. Las soluciones más populares, como Microsoft 365 o Google Workspace, ofrecen una excelente colaboración en tiempo real, pero nos devuelven al problema inicial de la jurisdicción y el control de datos. Por otro lado, las soluciones totalmente auto-alojadas pueden ofrecer un control total, pero a menudo sacrifican la fluidez de la edición simultánea.

Para equipos remotos, el mayor enemigo de la productividad es el conflicto de versiones: dos personas modifican una copia local del mismo archivo, y al sincronizar, se crea un duplicado o se sobrescribe el trabajo de uno de ellos. Las suites que permiten una edición en tiempo real real, donde varios usuarios ven los cambios de los demás al instante, eliminan este problema por completo.

La solución ideal para una pyme española que busque equilibrar soberanía, colaboración y costes es una suite ofimática que pueda ser auto-alojada o alojada en un servidor europeo de confianza y que, al mismo tiempo, ofrezca una experiencia de edición en tiempo real similar a la de los gigantes tecnológicos. Soluciones como Nextcloud Office (basada en Collabora) u OnlyOffice Docs se integran perfectamente con plataformas de nube privada como Nextcloud, permitiendo crear un entorno de trabajo 100% soberano sin renunciar a la eficiencia. Estas plataformas también ofrecen un robusto modo offline, sincronizando los cambios una vez que se recupera la conexión.

¿Cómo aplicar la regla 3-2-1 de copias de seguridad usando la nube sin gastar una fortuna?

La regla 3-2-1 es el estándar de oro en estrategias de copia de seguridad. Su principio es simple y robusto: tener al menos 3 copias de sus datos importantes, en 2 tipos de soporte diferentes, con al menos 1 de esas copias fuera de sus instalaciones (offsite). Durante años, esto implicaba cintas o discos duros guardados en otra oficina o en una caja de seguridad. Hoy, la nube ofrece una forma mucho más eficiente y económica de cumplir con el componente «offsite», siempre que se apliquen los principios de soberanía de datos que hemos visto.

Para un autónomo o una pyme en España, una implementación económica y segura de la regla 3-2-1 podría ser la siguiente:

• Copia 1 (Original): Los archivos en el disco duro de su ordenador principal.
• Copia 2 (Local): Una copia de seguridad automática y diaria en un disco duro externo USB o en un dispositivo NAS (Network Attached Storage) en su propia oficina. Esto le protege contra fallos del disco duro principal.
• Copia 3 (Offsite/Nube): Una copia de seguridad sincronizada o programada en un servicio de nube con cifrado de conocimiento cero (como Proton Drive o pCloud) o en una nube convencional (Google Drive) pero utilizando una herramienta de cifrado del lado del cliente (como Cryptomator).

Esta estrategia es altamente resiliente. Le protege contra fallos de hardware (gracias a la copia local), contra desastres como un incendio o un robo (gracias a la copia en la nube), y contra la vigilancia o el acceso no autorizado a sus datos en la nube (gracias al cifrado de conocimiento cero). El coste puede ser mínimo: un disco duro externo de 1TB es asequible, y muchos servicios de nube con cifrado ofrecen planes gratuitos suficientes para los documentos más críticos.

Al final, la soberanía de sus datos no depende de un único producto milagroso, sino de una arquitectura de defensa en profundidad. Al combinar el cifrado del lado del cliente, la elección de proveedores con jurisdicciones seguras, la protección robusta de sus accesos y una estrategia de backup diversificada como la 3-2-1, usted construye una fortaleza digital que le permite aprovechar los beneficios de la nube sin ceder el control. Para comenzar a implementar estas medidas, el primer paso es auditar su configuración actual y elegir la herramienta de cifrado que mejor se adapte a sus necesidades.